Rahmenbedingungen für gute Kommunikation

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Kommunikation wird zur Chefsache

Echt jetzt? Müssen Chefs und Chefinnen sich jetzt auch noch um Kommunikation kümmern? Meine Antwort lautet: Ja, auf jeden Fall! Wir müssen der Kommunikation im Unternehmen eine ganz neue Bedeutung geben, denn gute Kommunikation ist die Basis für Effizienz, Produktivität und gelingende Transformation überhaupt. Und diese ganz neue Bedeutung braucht Sponsoring von ganz oben. Sie braucht das Commitment, sich für gute Kommunikation einzusetzen mit dem ganz klaren Ziel, messbare Verbesserungen zu ermöglichen und signifikanten Unternehmenserfolg zu sichern.

Chef:innen schaffen Rahmenbedingungen

Klar definierte Rahmenbedingungen in einem unternehmensweiten Change-Projekt helfen dabei, gute Kommunikation zu ermöglichen. Ein Change-Team bestehend aus Change Management als auch Vertretern von People & Culture setzt sich regelmäßig zusammen (z.B. 1x im Monat) und arbeitet iterativ an der Verbesserung der Kommunikation im Unternehmen. Als Basis dient das GUTE KOMMUNIKATION Canvas mit dem je Iteration die aktuellen Ergebnisse in einer Version zusammengetragen werden. Holt eine Person zur Supervision hinzu (z.B. externe Zukunftsgestalter:in), die mit ihrer Erfahrung als auch Innovationskraft andere begeistern kann und als Follower generiert.

Change-Team

Sorge dafür, dass sich ein Change-Team über einen längeren Zeitraum (mindestens 1 Jahr) einsetzt für die messbare Verbesserung der Kommunikation und damit einhergehend für den Unternehmenserfolg und für die Zielerreichung aufgrund besserer Absprachen, besserer Ideengewinnung und weniger Missverständnisse.

Werte

Werte-Fokus in der nachhaltigen Führung: Mache deine persönlichen Werte deutlich und die übergeordneten Unternehmenswerte (z.b. Offenheit, Vertrauen, Transparenz, Respekt, Wertschätzung). Werte müssen von ganz oben vorgelebt werden und helfen dem Change-Team und allen im Unternehmen damit dem Anspruch, Kommunikation zu verbessern, umzusetzen.

KULTUR

Gute Kommunikation und eine neue Arbeitskultur als auch Führungskultur hängen unmittelbar miteinander zusammen. Mache deutlich, was im Unternehmen die kulturellen Leitlinien sind und in welche Richtungen sich das gesamte Unternehmen hin verändern wird. Kultur sind wir alle – und in Change-Vorhaben müssen Chefs und Cheffinnen mit gutem Beispiel vorangehen.

3 Meilensteine guter Kommunikation

Sorge dafür, dass die drei Meilensteine guter Kommunikation im Unternehmen eine Rolle spielen! Es muss ein Weg gefunden werden, dass sich das gesamte Unternehmen diesen Meilensteinen intensiv widmet. Am besten führst du dafür die Nutzung des GUTE KOMMUNIKATIONS Canvas ein und sorgst für eine Meßbarkeit des Fortschrittes.

Kommunikations-Richtlinien

Schafft gemeinsam unternehmenswerte Guidelines, die von den einzelnen Abteilungen und Teams entsprechend deren Bedürfnisse adaptiert werden. Gemeinsam mit dem Management wird ein Bewusstsein geschaffen, offen mit den Richtlinien umzugehen (100% Transparenz). Alle im Unternehmen sind involviert und können aktiv damit arbeiten.

Kommunikations-Methoden

Je nach Reifegrad des Unternehmens bzw. einzelner Bereiche und Teams nutzt ihr bereits einzelne Kommunikations-Methoden oder müsst für euch herausfinden, welche Methoden euch weiterhelfen. 

Ziehe einen Agile Coach hinzu und sorge dafür, dass Skills ausgebaut werden.

Du möchtest gute Kommunikation in deinem Unternehmen umsetzen? Dann sorge für diese Rahmenbedingungen:

  • C-Level setzt sich als Sponsor, Vorbild und Möglichmacher für das Thema gute Kommunikation ein
  • Setzt euch alle mit den 3 Meilensteinen guter Kommunikation auseinander
  • Meetingkultur braucht Klarheit über die verschiedenen Austauschformate und wie diese im Unternehmen eingesetzt werden
  • Als Initiative des gesamten Kulturwandels wird gute Kommunikation eingebunden in unternehmensweite Betrachtungen
  • Werte, die gute Kommunikation brauchen & fördern bewusst leben: Offenheit, Respekt, Wertschätzung, Vertrauen, psychologische Sicherheit bieten
  • Kommunikations-Richtlinien definieren und aktiv vorleben
  • Kommunikations-Methoden kennen, bewusst nutzen und die Kompetenzen dafür stetig ausbauen (Moderation, Facilitation muss IMMER stattfinden – immer Agile Coaches hinzuziehen)

Welche Meetings brauchen wir?

Verschafft euch Klarheit darüber, welche Meetingformate ihr benötigt und wie ihr damit umgehen wollt: Was ist der wirkliche Bedarf? Wie unterscheiden sich die unterschiedlichen Austauschformate voneinander? Gebt jedem Format einen spezifischen Namen. Formuliert einfache Meetingregeln (z.B. enden Meetings immer um viertel vor, damit wir genug Zeit für Nachbereitung und Vorbereitung haben). Sorgt dafür, dass Meetings eine Agenda haben, gut vorbereitet werden und von einer erfahrenen Person moderiert werden.

Verschiedene Austausch-Formate:

  • E-Mail
  • Chat, Internes Wiki, Teams, Sharepoint, 
  • Huddle Chat
  • Ticket-String, Task-String
  • Onboarding
  • 90-Tage
  • Jahresgespräch
  • 1:1
  • Team Weekly
  • Daily
  • Sprint Review
  • Sprint Retro
  • PO’s Backlog-Refinement Alignment
  • Product Increment Planning
  • Townhall Meeting
  • Lean Coffee Chat
  • Spontan Meetings
  • u.a.

Mit Rahmenbedingungen ins Tun kommen

Ein wichtiger Schritt ist getan, wenn du dir über die Rahmenbedingungen für gute Kommunikation bewusst bist und diese auf den Weg gebracht hast. Doch wie genau in die Umsetzung kommen?

Bindet die meßbare Verbesserung der Kommunikation ein in Objectives und Key Results (OKRs) für Führungskräfte, Bereiche als auch Teams. So kann z.B. People & Culture den Ausbau von Know-how über Kommunikations-Methoden im Fokus haben. Führungskräfte können z.B. die Weiterbildung in Sachen Selbstreflexion und Denkprofile im persönlichen Fokus haben. Teams können die Umsetzung neuer Kommunikatons-Methoden und auch die Implementierung spezieller Kommunikations-Formate in ihre OKRs mit einbinden (z.B. Durchführung der ersten PIP-Formate, Reviews und Retros, um sich im agilen Arbeiten zu üben und zu verbessern).

Du möchtest mehr über Kommunikation erfahren? Wir haben wertvolle Informationen für dich zusammengetragen.

Ein Template für gute Kommunikation

Wie kann ich das in meinem Unternehmen nutzen?

Kommunikations Canvas TemplateKommunikations-Canvas-Template-Bsp

Das Canvas mit dem du GUTE KOMMUNIKATION im Unternehmen in die Umsetzung bekommst beispielhaft ausgefüllt. [Quelle: DIGITAL Marketing Expert, Maike Petersen | Elopage-Shop]

Nutze dieses Canvas, um in Iterationen eure Weiterentwicklung in einer Übersicht für alle Stakeholder nachvollziehbar aufzuzeigen – für ein gemeinsams Verständnis und transparente Status quo-Beschreibung.

Die Bedeutsamkeit, die wir der Kommunikation gegenüber geben, ist nicht bedeutsam genug! Macht gute Kommunikation zur Chefsache und widmet euch für einige Zeit ganz bewusst darin, besser zu kommunizieren & somit Transformationsvorhaben erfolgreich zu meistern.

Darum solltest du dieses Gute Kommunikation Canvas nutzen:

  • Bewusstsein schaffen im Unternehmen für den Gamechanger Kommunikation und euren aktuellen Entwicklungsfortschritt.
  • Fokus auf die 3 Meilensteine guter Kommunikation
  • Eine Übersicht fürden Status quo (mit Bewertungsmetriken aus euer Selbsteinschätzug)
  • Eine Übersicht über die Kommunikationsrichtlinien
  • Eine Übersicht über die Kommunikations-Methoden

Dieses Gute Kommunikations Canvas sollte in regelmäßigen Iterationen mit dem Kommunikations-Supervisor, dem Change Team, People & Culture und dem Sponsor reflektiert werden. Wo stehen wir? Was haben wir gemessen? Wie werden wir uns weiterentwickeln?

Es empfiehlt sich (wie bei allen Canvas und Workshops) immer einen Agile Coach hinzuzuziehen. Das wird die Ergebnisqualität bedeutend verbessern, ihr werdet agile Methoden anwenden, kontrovers aber effektiv diskutieren und euch mithilfe des Coach immer wieder auf das Wesentliche fokussieren.

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