Alle müssen an einem Strang ziehen
Ganz egal, ob ein größerer Anteil an Remote-Arbeit durch äußere Einflüsse (wie z.B. eine Pandemie) bewirkt werden oder durch eine sich verändernde Erwartungshaltung der Mitarbeitenden: Remote arbeiten (und damit auch Remote führen) wird zukünftig ein selbstverständlicher Teil unseres Arbeitsalltags sein und nicht mehr verschwinden.
Maike Petersen, Manifest & Toolbox Founder, DIGITAL, Transformation Enabler @ Why Consult
„Die Chefetage ist gefordert: Einzelne Führungspersonen können ihre virtuell ausgeübte Rolle nur bestmöglich mit Leben füllen, wenn im gesamten Unternehmen die Grundlagen dafür geschaffen wurden! Es wird vielleicht nicht immer von Beginn an rund laufen, doch lasse dich davon nicht entmutigen und unterstütze deine Führungskräfte. Geht gemeinsam auf die Helden-Reise, um Remote Leadership zum Erfolg zu führen.“
Das Zusammenarbeiten im ganzen Unternehmen wird sich durch die virtuelle Komponente verändern. Deswegen müssen wir jetzt im gesamten Unternehmen die notwendigen Grundlagen schaffen. Das bedeutet, die Wege für eine neue Führungs- und Arbeitskultur als auch für eine neue Form des miteinander Arbeitens zu ebnen. Dafür müssen folgende Akteure im Unternehmen an einem Strang ziehen:
- Chefetage
- Bereichsleitung
- People & Culture
- IT
- Betriebsrat
Verständnis schaffen – auf allen Ebenen
Im gesamten Unternehmen ist eine starke Alliance für neue Formen der Arbeit und neue Formen der Führung wichtig – dazu gehört auch Remote Leadership. Um so eher ein gemeinsames Verständnis für die Notwendigkeiten aber auch für die damit einhergehenden gewünschten Veränderungen geschaffen wird, um so besser können die verschiedenen Kräfte im Unternehmen zum Gelingen beitragen.
- Mit gezielten Initiativen und Weiterbildungsmaßnahmen wird der Weg geebnet für die Veränderungen aller Mitarbeiter hin zum Growth Mindset.
- Mehr Mut zu Graswurzelbewegungen und einem veränderten Austausch der Führungskräfte untereinander.
Übernimm als Change Maker die Initiative, wenn in deinem Unternehmen die Veränderungsprozesse langsam voran gehen und deine Teams durch Silos stark an der erfolgreichen Arbeit gehindert werden. Starte einfach mit einer Graswurzelbewegung und probiere von Mal zu Mal den Austausch untereinander zu verbessern.
Top-Management ebnet den Weg
Auch die Entscheider:innen in der Chefetage setzen besser auf Vertrauen, denn auf Misstrauen. Für sie gelten die meisten Anforderungen, die auch an einen Remote Leader gestellt werden müssen. Es ist wichtig, als positives Vorbild zu agieren.
Grundlagen schaffen für:
- eine Kultur des Vertrauens
- eine Kultur des Experimentierens und Scheiterns
- agiles Arbeiten
- eine neue Führungskultur
- den virtuellen Austausch mit der Führungskraft
- den Abbau von Silos im Unternehmen und neue Austauschformate der einzelnen Bereiche untereinander
- cross-funktionale Teams (sogenannte Super-Teams), die remote bereichsübergreifend an innovativen Lösungen arbeiten können (kollaborativ an einem Datenstrang)
Lass deine Teams nicht im Stich und gehe als oberste Motivatoren und oberste Role Model aufgeschlossen und neugierig an das Thema Remote Leadership heran. Ein verbales unter Druck setzen durch Sätze wie z.B. „Ich möchte Sie öfter im Büro sehen“ ist nicht hilfreich. Vielmehr öffne dich den neuen Anforderungen, nutze entsprechende Tools zur Kommunikation mit deiner Remote Führungskraft und lerne immer wieder Neues hinzu.
Mindset: People & Culture öffnet die Türen
In letzter Konsequenz muss jede einzelne Person an sich arbeiten und dazu beitragen, dass sich das Mindset verändert. Die Rahmenbedingungen schafft jedoch übergeordnet die Abteilung People & Culture. Es können z.B. Weiterbildungsmaßnamen auf Ebene der persönlichen Weiterentwicklung angeboten werden. Es kann das gezielte Voneinander Lernen unterstützt werden, in dem z.B. Gruppen mit gemeinsamen Interesse gefördert werden (Wer hat Interesse an einem Erfahrungsaustausch zu Remote Leadership? Wer möchte lernen, wie wir besser kollaborativ arbeiten? Wer möchte sich mit anderen austauschen darüber, wie wir uns vom Fixed Mindset zum Growth Mindset entwickeln können? u.a.).
Für Neueinstellungen verstärkt auf Softskills und das passende Mindset achten (fachliche Expertise lässt sich im flexiblen Kontextlernen schneller erwerben als jemals zuvor). Halte in Bewerbungsprozessen gezielt nach diesen modernen, positiven, digitalen Mindsets Ausschau. Halte gezielt nach Zukunftsgestaltenden und Change Maker mit Growth Mindset Ausschau, die andere nach dem Follower-Prinzip begeistern können.
Wissensmanagement & Informationsflow
Damit alle bestmöglich verstehen, wie sie zu den Organisationszielen beitragen können, ist eine bereichsübergreifende Öffnung von Wissen, ein interdisziplinäres Hand-in-Hand-arbeiten und eine neue Form des gemeinsamen Austausches erforderlich.
Die Unterstützung anderer wird benötigt
Sich gegenseitig stärken und voneinander Lernen ist ganz allgemein gesprochen ein Ausdruck moderner Arbeitsweise. Auch Remote-Leader profitieren von einem offenen Erfahrungsaustausch untereinander. Ein weiterer Vorteil, wenn du in deinem Unternehmen ein Netzwerk aufbaust: So wird für relevante Themen, die bislang noch schwerer umsetzbar sind, eine starke Alliance für optimale Remote-Grundlagen geschaffen. Suche dabei die Nähe zu anderen Growth Mindsets, zu Change Makern und Zukunftsgestaltenden – meide bewusst die negative Haltung von Fixed Mindsets.
Zusammenarbeit mit anderen Bereichen
In Zusammenhang mit Remote-arbeiten und Remote-führen ist es viel wichtiger als jemals zuvor, ein ganzheitliches Verständnis zu schaffen: Dafür, woran andere Abteilungen, andere Bereiche, andere Teams aktuell arbeiten. Gleichfalls muss jede einzelne Person ein Grundverständnis dafür entwickeln, was das übergeordnete Why des Unternehmens ist (die Unternehmensvision, das Werteversprechen, der Grund warum jede Person jeden Tag aufs Neue mit Eifer die Arbeit umsetzen soll). Das gilt ebenfalls für übergeordnete Strategien zu den jeweiligen Aufgaben, vor denen die Teammitglieder jeweils stehen.
- Wie hängen die einzelnen Projekte miteinander zusammen und was ist das übergeordnete Big Picture?
- Was sind die Ziele und wie lauten die Strategien?
- An welchen Projekten wird aktuell gearbeitet?
- Wie sieht grob die Roadmap aus?
- Welche Projekte sollen zukünftig umgesetzt werden?
- Woran wird in den einzelnen Bereichen gearbeitet?
- Gibt es sich überschneidende Projekte?
- Können wir unsere Teamkompetenzen bündeln?
- Sollten wir uns gegenseitig austauschen, um Synergien zu nutzen und unser Fachwissen gezielt einzusetzen?
- Wie ordnet sich die Teamarbeit in das große Ganze ein?
- Wie zahlen die Team-Ziele auf die übergeordneten Ziele ein?
- Was soll konkret meine Aufgabe zum großen Ganzen beitragen?
Wie können Remote-Leader sich untereinander austauschen? Informiere dich beim People & Culture-Team, ob es bereits derartige Initiativen gibt. Frage auch bei der IT nach, welche Lösungen bereits jetzt im Einsatz sind, oder welche Toollösungen einfach nutzbar sind.
- Austausch von Erfahrungen und ein offener Umgang mit Informationen sind wertvoll.
- Nur wenn Teams und alle Führungskräfte verstehen, woran andere Bereiche arbeiten und wie sich alles zusammenfügt, kann jede Person bestmöglich zum Erfolg beitragen.
- Silo-Denken muss sofort abgeschafft werden und durch eine interdisziplinäre Zusammenarbeit verschiedenster Fachexperten ersetzt werden.
Superteams sind bedarfsorientiert zusammen arbeitende interdisziplinäre Teams, die meist einen eigenen Leader aus ihrer Mitte berufen und die autark über alle bisherigen vertikalen Bereichslinien hinweg agieren. Superteams arbeiten agil und lösen sich nach erfolgreicher Umsetzung auf, so dass die einzelnen Teammitglieder wieder ihre reguläre Arbeit aufnehmen. Damit hebeln Superteams quasi die jahrzehntelange Ordnung und Führungshierarchie aus den Angeln. Außerdem werden so neue Vorgehensweisen geschaffen und eine ungeahnte Umsetzungsgeschwindigkeit erzielt, da veraltete Prozesse ausgehebelt werden. Der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit über funktionale Silos hinweg ist der interdisziplinäre Mix von Fachexpertise, eigenverantwortlichen Arbeiten und absoluter Transparenz.
- Interne Chatfunktion nutzen (auch als Teamchat nutzbar mit mehreren Personen).
- Eigene Mitarbeiter-Chat-Plattformen im Unternehmen installieren.
- Eine interne Plattform eröffnen, auf der offene Fragen rund um Remote-Leadership gesammelt werden (auf persönlicher Ebene, fachlicher Ebene, technische Ebene, unternehmensweiter Umsetzungs-Ebene). Das kann ganz minimalistisch eine für jeden frei zugängliche Excel-Tabelle in OneDrive sein, die gut kommuniziert wird (Was bezwecken wir damit? Wer soll dies nutzen? Wer reagiert auf die offenen Fragen? In welcher Runde versuchen wir Antworten auf die Fragen zu finden? etc.). Wichtig ist es, dass eine Person die Initiative ergreift und sich verantwortlich fühlt für die Tabelle, das Kommunizieren des Anliegens als auch dem weiterführenden Austausch.
- After-Work-Business-Events (sogenannte Meet-ups) initiieren und sich mit anderen Interessierten austauschen.
- Meet-ups initiieren (z.B. auf der Plattform meetup nach Interessierten und Events Ausschau halten)
- Teilnahme mit den Teams an Open Space Formaten (Kollaboration, Co-Creation, ein neues Mindset, andersartige Methoden) – alle erleben aus erster Hand, dass eine agile, kollaborative Zusammenarbeit nicht nur mehr Spaß macht, sondern effektiver wirkt
Prozesse & Strukturen
Die ganze Organisation muss sich in einem gemeinschaftlichen Kraftakt ändern, um das Konzept Remote Work erfolgreich mit Leben zu füllen. Ein wichtiger Part in diesem Change sind Prozesse und Strukturen. Das wir in Remote-Konstellationen anders vorgehen müssen, als bisher, ist z.B. im Zusammenhang mit Bewerbungsgesprächen und Onboarding sehr offensichtlich und gut nachvollziehbar. Hier finden bisherige Prozesse statt in der Anwesenheit im Büro mittels Videocalls statt. Doch dies reicht beim Thema Onboarding in einer 1:1-Umsetzung von Offline auf digital nicht aus. Hier sind wir gezwungen, neue Lösungsansätze zu nutzen, damit wir trotz der räumlichen Distanz Nähe aufbauen können, eine Identifizierung mit der Aufgabe und der Employer Brand herstellen können und damit ein starkes Team gemeinsam Erfolge verzeichnen kann. Stattdessen benötigen wir völlig überarbeitete Abläufe und müssen unsere Prozesse an die Remote-Situation entsprechend anpassen.
In allen anderen Bereichen ist dies ebenso, nur dass die Veränderungen aufgrund sich ändernder Zusammenarbeit sehr viel drastischer sind. Eine reine Digitalisierung bisheriger Umsetzung unserer Führungsaufgaben und -aktivitäten mit einer Videoübertragung reicht nicht aus. Das ist nicht zielführend für einen erfolgreichen Remote Leader und ein ganzes Unternehmen. Stattdessen müssen sich die einzelnen Remote Leader gemeinsam mit der Chefetage und anderen Bereichsleitern zusammen setzen und für die Herausforderungen Lösungen finden:
- Teams mit in Entscheidungen integrieren und agiles Arbeiten ermöglichen
- innovative Lösungen – alle einbeziehen in die Ideensfindung und das Ideenmanagement zentral durchführen mit absoluter Transparenz
- kollaboratives Zusammenarbeiten (auch mit anderen Bereichen z.B. in sogenannten Super-Teams)
- neue Austauschformate etablieren
- neue Führungs- und Kommunikationskultur
Abbildung: Themen, die im Zusammenhang mit Remote Leadership eine Rolle spielen. [Quelle: DIGITAL Marketing Expert, Maike Petersen]
Strukturen und Prozesse ändern
Als Remote Führungskraft müssen wir neue Wege der Zusammenarbeit finden und in vielen Bereichen bestehende Strukturen erneuern bzw. verändern: z.B. 360° Customer Centricity, User Experience, Vertrieb und Marketing, Interne Kommunikation und Zusammenarbeit, Datenerfassung und -analyse, Produktentwicklung und Innovation, Entscheidungsfindung. Dafür brauchen wir funktions- und bereichsübergreifend neue und effizientere Prozesse. Wir müssen den Weg für agiles Zusammenarbeiten ermöglichen und unserem Team die besten Grundlagen für erfolgreiches Arbeiten liefern. Hinterfragt bei bestehenden Abläufen: Ist es der richtige Prozess und das richtige Tool? Wie kann unsere Zusammenarbeit schneller und effizienter werden? Wie erzielen wir mehr Wertschöpfung?
- Sprich mit deinen Teams und findet gemeinsam heraus, welche cross-funktionalen Verbindungen im Unternehmen für das Team zur Erreichung der Ziele wichtig sind.
- Sprich die zuständigen Führungspersonen an und findet gemeinsam einen Weg für effizientere Prpzesse und Informationsaustausch.
Datenablage
Um die Datenablage in der Cloud kommt kein Unternehmen mehr herum. Alle müssen von überall aus alles erreichen können! Datensilos gehören der Vergangenheit an: alle haben Zugriff, allen ist es bekannt, wie verfahren wird (Stichwort: Prinzip von Hol- und Bringschuld), Erwartungshaltungen wurden ausreichend kommuniziert. Denke dabei auch an Externe, die mit im Team arbeiten (z.B. Agenturen und Interim Manager) und stell sicher, dass alle als Team ohne Hürden miteinander in denselben Daten arbeiten können. Für die Datenverantwortlichen bedeuten die neuen Anforderungen komplett neue Vorgehensweisen. Bereits von Beginn an sollten Data Security-Experten hinzugezogen, ein Data Audit durchgeführt werden (Blueprint aller vorliegenden Daten) und für die Übersicht auf Zugriffsrechte gesorgt werden (Stichwort: Account Management, Missconfiguration).
Eine Voraussetzung für Remote Work ist, dass Mitarbeiter zu Hause über sichere IT-Infrastruktur verfügen. Zudem müssen Unternehmen und Organisationen die Datenablage so organisieren, dass die Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice auf die benötigten Dokumente zugreifen können. Die Kommunikation erfolgt digital mittels entsprechender Tools. Die Einhaltung von Datenverarbeitungs- und Vertraulichkeitsvorschriften muss selbstverständlich gewährleistet sein.
NoGo: Jede Abteilung hat ihre eigenen Datensilos. Zugriff ist (auch wenn ganz offensichtlich notwendig) nur über umständliche Freigabeprozesse möglich. Stattdessen müssen klare Spielregeln zur Datenablage festgelegt werden, die für alle gleichermaßen gelten. Diese Spielregeln werden im gesamten Unternehmen kommuniziert, sind für alle verständlich und werden von allen nachvollziehbar gehandhabt werden
Ohne Tools für kollaboratives Arbeiten geht es nicht
Die Verfügbarkeit notwendiger Tools entscheidet darüber, ob Remote-arbeiten erfolgreich durchgeführt werden kann. Entscheidend sind ein reibungsloses zusammenarbeiten, einfache Workflows, ein ineinandergreifen verschiedener Tools und des Datenflusses. Kennzeichnend für kollaboratives Arbeiten ist, dass alle gemeinsam zur gleichen Zeit an einem Ergebnis, am selben Dokument, in den selben Tools, an einem allen frei verfügbaren Informationsstrang, am gleichen Datenstamm arbeiten.
In jeder Form des Austausches von Mitarbeitern, egal ob im förmlich angesetzten Meeting, im Spontan-Austausch oder in einer gemeinsamen Sprint-Arbeitszeit: Immer kommt ein digitales Whiteboard zum Einsatz, um gemeinsam zu erarbeiten, besprochenes in Sekundenschnelle zu visualisieren, Zusammenhänge darzustellen und Ideen zu fixieren. Auch auf Dokument-Ebene ist kollaboratives Arbeiten ein Muss für die moderne Arbeitswelt. Daten werden nicht mehr gesondert abgespeichert mit unterschiedlichen Versionsbezeichnungen (v1, v2, v3 etc.).
- Anmerkungen direkt im Dokument kommentieren und mit Kollegen diskutieren (Hinweise, Rückfragen)
- Ergänzungen im Überprüfungsmodus
- Keine Sorge, wenn jemand versehentlich etwas löscht: Datenhistorie einsehen und ältere Versionen wiederherstellen
Kollaborativ in Sessions, Workshops und Meetings visualisieren als auch Mindmaps, Flowcharts, Kanban-Boards, Canvas etc. erstellen
- Lucidchart
- Lucidspark-Board
- Miro
- Mural
- Conceptboard
- Monday
- Asana
- Airtable
- Coda
- Notion
- Whimsical
- Jira
- Azure DevOps
- Redmine
Betriebsrat mit einbeziehen
Eine vertrauensvolle, transparente Kommunikation sollte im gesamten Unternehmen Normalzustand sein – das gilt auch für die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat. In Sinne einer kooperativen Zusammenarbeit sollte dieser immer frühzeitig und ganz transparent in die Themen rund um Home-Office und Remote-Arbeit eingebunden werden.
Bestehende Regelungen anpassen – ein Umdenken ist notwendig
Müssen die Regelungen zum Thema Home-Office angepasst werden? So reichen nach den Erfahrungen der Corona-Pandemie, dem zunehmenden Wunsch nach einem größeren Anteil an Home-Office-Tagen und der Vereinbarkeit von Beruf und Privat die ehemals geltenden Vereinbarungen nicht mehr aus. Vielmehr wird sich nach Ansicht von Experten ein Hybrid-Arbeitsmodell dauerhaft durchsetzen. Hybrid-Arbeit wird die Normalität: ein großer Teil Remote-Arbeit und ein Teil Präsenz-Arbeit im Büro. Einige Unternehmen bekennen sich sogar eindeutig zu einem Remote-first Ansatz und schaffen die dafür notwendigen Voraussetzungen in ihrem Unternehmen sowie den notwendigen Cultural-Shift.
Eingehen auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter
Um als Unternehmen zukünftig erfolgreich zu bleiben, müssen sich Arbeitsumfeld und Arbeitsbedingungen nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausrichten. Was macht unsere Mitarbeiter dauerhaft zufriedener, glücklicher und leistungsfähiger? Wie können wir es unseren Mitarbeitern einfacher machen, Beruf und Privatleben zu vereinbaren?
Wir entwickeln uns hin zu einer lebensphasenorientierten Personalpolitik. Es müssen dafür gemeinsam mit dem Beirat Rahmenbedingungen geschaffen werden, Lösungen für unterschiedliche Bedürfnisse der Mitarbeiter angeboten werden. Ziel ist es, Arbeit und Privat in Einklang zu bringen (z.B. bedingt durch KiTa-Öffnungszeiten oder Home-Schooling angepasste, flexible Arbeitszeiten am frühen Morgen und oder am späten Abend). Aber auch, weil nachrückende Generationen grundsätzlich andere Erwartungshaltungen zur Work-Life-Balance haben, müssen wir unsere Arbeitsregeln an die moderne Arbeitswelt und die Erwartungshaltung der Mitarbeiter anpassen. Das alles hat unmittelbar mit Remote-arbeiten und Remote-führen zu tun.
Gemeinsam mit dem Betriebsrat auf die Reise der Veränderung gehen
Moderne Betriebsratsmitglieder befördern das Thema Veränderungen in der Arbeitsweise und sind offen für neue Ansätze. Schaffe insgesamt im Unternehmen eine breite Interessensgruppe (Taskforce), die sich mit dem Veränderungsbedarf auseinandersetzt bestehend aus Treiber in der Geschäftsführung, Role Models aus dem Top-Management, interessierten Mitarbeitern und Mitgliedern des Betriebsrat. Hilfreich ist es, wenn pro-aktiv der Betriebsrat eingebunden wird. Auch ist eine offene Grundhaltung im Unternehmen eine gute Voraussetzung, diese Reise der Veränderungen erfolgreich durchzuführen.
- Gemeinsam die Sichtweise und Wünsche der Mitarbeiter verstehen lernen z.B.in Workshops Mitarbeiterbefragungen reflektieren und anschließend Lösungsansätze finden
- Gemeinsam in Co-Creation-Sessions und externen Think Tanks sich anderen Ansätzen öffnen und eigene Berührungspunkte schaffen für ein besseres Verständnis
- Best Practice-Erfahrungen anderer Unternehmen ansehen
- Mit einem Coach entsprechende Umsetzungen ausarbeiten
