Tipps für bessere Kommunikation mit dem Team

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Inhaltsübersicht

Kommunikationskultur auf den Prüfstand stellen

Missverständnisse und fehlende Informationen

Die Hälfte der Arbeitnehmenden (51%) sehen die herrschende Kommunikationskultur als hauptverantwortlich für Missverständnisse, Fehlinformationen und Stress mit Kollegen. Das ist das Ergebnis des Online-Voting von karriere.at. [Vergleiche: apjakl.at/blog]

Häufig zu beobachtende Probleme in der Arbeitswelt:

  • Führungskräfte sprechen wenig transparent über Ziele, anstehende Veränderungen und langfristige Pläne.
  • Es gibt ständig wechselnde Prioritäten.
  • Es gibt widersprüchliche Aufträge, die nicht in Einklang stehen mit vorherigen Absprachen.
  • Es finden sinnlos lange und unstukturierte Meetings statt. Dennoch gibt es kaum Zeit für Diskussionen und es wird nicht sichergestellt, dass alle die Informationen verstanden haben.
  • Es herrscht eine Atmosphäre der Unsicherheit, in der sich einzelne Menschen nicht trauen, offene Fragen anzusprechen.

Die Herausforderung besteht darin, ausreichend Informationen transparent zur Verfügung zu stellen, für ein gemeinsames Verständnis zu sorgen, passende Austauschformate zu ermöglichen und – bei aller Notwendigkeit für Sachargumente – die Gefühle und Befindlichkeiten der Menschen zu berücksichtigen. Wir müssen also die zwei Kommunikationsebenen mit einbeziehen: die sachliche Ebene und die persönliche Ebene. 

Kommunikation ist sehr komplex und besonders kompliziert. Die gute Nachricht: Wir können es trainieren und uns stetig weiterentwickeln! Kommunikation kann dann als gelungen bezeichnet werden, wenn auf der Sachebene formelles Verständnis bzw. eine Lösung gefunden wurde und auf der Beziehungsebene ein gutes Gefühl erzeugt wurde. Mit Analyse und Reflexion sowohl unseren eigenen Verhaltens als auch der Menschen, mit denen wir kommunizieren möchten, wird uns gute Kommunikation besser gelingen.

Meeting-Marathons und trotzdem keinen Durchblick

Fast jeder kennt das Phänomen der viel zu vielen und viel zu unproduktiven Meetings. Doch in Wahrheit müssen wir uns noch viel besser gegenseitig informieren, uns intensiver austauschen und gemeinsam auf neue Lösungen kommen. Die Herausforderung ist eine Gradwanderung zwischen viel Bedarf an regelmäßigem Austausch und Informationen einerseits sowie der Vermeidung unproduktiver und unstrukturierter Zeitfresser in Form von Meeting-Marathons.

Wir brauchen hier Klarheit über die benötigten Formate (z.B. Daily, Meeting, Session, Huddle, Townhall, Open Space, Workshop). Wir brauchen hier Strukturen und ein Grundverständnis, wie wir für alle den Durchblick ermöglichen (z.B. arbeiten mit OKRs). Auch über die unterschiedlichen Kommunikationsformen müssen wir uns bewusst sein: Was muss unbedingt in einem interaktiven Austauschformat stattfinden? Was können wir besser asynchron zusammen erarbeiten?

Wie läuft es wirklich bei uns ab?

Gabriele Michelitsch-Riedl, Wirtschaftscoach und Unternehmensberaterin: “Wir wissen alle nur zu gut, wie schwierig es selbst bei größtem Wohlwollen ist, eine gelungene Kommunikation zwischen zwei oder mehr Menschen herzustellen. Kommen Termindruck, Konkurrenz, Missverständnisse, tiefer sitzende Konflikte etc. dazu, kommen so manche kommunikative Grundkompetenzen abhanden. Und klar ist: Unfreundliche oder unprofessionelle Handlungen im Bereich der Kommunikation erfordern im besten Fall Aufmerksamkeit und provozieren im schlimmsten Fall entsprechende Gegenreaktionen.”

[Vergleiche: apjakl.at/blog]

Eine Basis für gute Kommunikation schaffen

Vertrauen
Offenheit
Transparenz
Respekt
Wert-schätzung
  • Grundlegende Werte vorleben (Vertrauen, Offenheit, Transparenz, Respekt, Wertschätzung)
  • Klarheit schaffen und das Why für jede Person nachvollziehbar machen, den Purpose aufzeigen
  • Ein gemeinsames Verständnis schaffen
  • Absicht deutlich machen
  • Inklusiven Austausch ermöglichen und alle Perspektiven mit einbeziehen

Den Dialog ermöglichen​

Aufgabe der Führungskraft in der modernen Arbeitswelt ist es, den Austausch zwischen den Menschen zu fördern. Dies kann durch Face-to-Face Gesprächen z.B. in Stand-ups, Townhall Diskussionen oder klassischen Meetings erfolgen, aber auch durch technisch gestützte Kommunikation in Tools wie z.B. Teams, Slack oder entlang von Tickets in Jira, Asana, Airtable u.v.a. Unterstütze dein Team darin, die passenden Austauschformate und Regeln für die Nutzung unterschiedlicher Kommunikationskanäle zu finden (Enabling). Ermächtige dein Team darin, mit den kommunikativen Grundkompetenzen, mit methodischen Kompetenzen auf Basis der von euch gemeinsam gefundenen Regeln des Miteinanders mit Freude, positiver Grundhaltung sowie Offenheit zu kommunizieren (Empowerment). 

Findet gemeinsame Regeln
  • Wir hören einander zu und lassen uns ausreden.
  • Wir kommunizieren wertschätzend und respektvoll miteinander.
  • Wir akzeptieren die Verschiedenartigkeit und Perspektiven aller.
  • Wir erkennen die Expertise anderer an.
  • Unklarheiten werden sofort besprochen und, wenn notwendig, nehmen wir uns Zeit für das Finden eines gemeinsamen Verständnisses.
Klare Strukturen schaffen
  • Regelmäßige Austauschformate (Dailys, Weekly) einführen, die nach klar definierten Spielregeln ablaufen.
  • Meetings enden immer um viertel vor oder viertel nach (z.B. 10:45 Uhr oder 14:15 Uhr) – so bleibt Zeit für kurze Nachbereitung, eine Biopause und Konzentration auf das nächste Thema.
  • Einfache Kommunikations-Richtlinien aufstellen für die Nutzung unterschedlicher Kommunikations-Kanäle.
Meeting-Qualität verbessern
  • Meetings finden nur gut vorbereitet, mit Agenda und klarer Vorstellung des zu erreichenden Ergebnisses statt.
  • Bei mehr als vier Personen begleitet IMMER ein Agile Coach die Vorbereitung und Durchführung.
  • Vielfältige Perspektiven einbinden für Lösungsfindung und Mitarbeitende mitentscheiden lassen.
Methodische Kompetenzen ausbauen
  • Agile Methoden für strukturierte Diskussion und effiziente Lösungsfindung nutzen und einen Agile Coach einbeziehen zur Weiterentwicklung.
  • IMMER visuell das gesprochene Wort unterstützen (Visual Facilitating): In jedem Meeting ist das Whiteboard der verlängerte Gedanke, der sichtbar gemacht wird. Alle Augen richten sich auf das Board. Alle bringen sich mit ein. Jede Person liest ihre Karte/Sticky note vor.
Führung verbessern
  • Immer nachfragen und sicherstellen, dass alle dasselbe Verständnis haben (Was ist gemeint? Wie die Aufgabe umsetzen? Was ist das Ziel?)
  • Klare Arbeitsaufträge und Zuständigkeiten
  • Mensch sein: Regelmäßige Anerkennung zeigen und empathisch nach dem Befinden informieren.
  • Bedürfnisse von neurodiversen Menschen in der Kommunikation berücksichtigen.
  • Ermögliche co-kreative Zusammenarbeit auf Basis einer gemeinsamen Absicht.
Fokus-Zeit einführen
  • Meeting-freie Zeit, innerhalb derer Teamkolleg:innen fokussiert an ihren Themen, dem Sprint, der Ideenfindung etc. arbeiten können.
  • E-Mails werden in der Fokus-Zeit nicht bearbeitet und interne Anrufe nicht entgegen genommen.
  • Cross-funktionale Teammitglieder stehen sich in Huddle-Spaces für den Austausch im Sprint und zum kollaborativen Zusammenarbeiten zur Verfügung.
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Kommunikation ernster nehmen

Wenn ich fordere, dass wir alle den Future Skill Kommunikation ernster nehmen sollen, was bitte schön meine ich damit? In erster Linie meine ich, dass wir uns intensiver mit dem Thema Kommunikation auseinandersetzen müssen (Wir als einzelnes Indivisuum, als Team, als Führungskraft aber auch als Organisation). Wir müssen uns mehr Zeit nehmen, um gemeinsam Lösungen zu finden, wie wir unseren informellen Austausch (Sachebene), unsere zwischenmenschlichen Interaktionen (persönliche Ebene) und die gesamten Strukuren in der Organisation dahingehend verändern können, dass wir uns alle gut informiert fühlen, uns wertgeschätzt und respektiert fühlen und uns bestmöglich auf die anstehende Aufgabe vorbereitet fühlen. 

Das alles ist auch eine Aufgabe der Organisationsentwicklung, das ist auch eine Aufgabe von People & Culture und das ist auch eine Aufgabe der einzelnn Führungskräfte. Nehmt Kommunikation als vermutlich schwierigstes  und zugleich sehr wichtiges Future Skill bitte ernst! Widmet euch dieser Herausforderung ganz gezielt, überlasst es nicht einzelnen Teams.

  • Verstehen, was alles wirklich zur Kommunikation dazugehört und reflektieren (Wo stehe ich da eigentlich aktuell? Kann ich überhaupt gut kommunizieren?)
  • Sich Zeit nehmen, um die eigene Kommunikation zu verbesssern.
  • Sich Zeit nehmen, um mit einfachen Richtlinien für alle im Team die Kommunikation ernsthaft verbessern zu können.
Sprecht ganz viel über Kommunikation

Sprecht Team- und Bereichsübergreifend über das, was bereits gut funktioniert (z.B. ein Team hat Kommunikations-Richtlinien eingeführt, ein anderes nutzt Huddle Chats für asynchrones Arbeiten, ein drittes hat mit der Fokus-Zeit gute Erfahrungen gemacht). Aber sprecht auch offen an, was noch nicht gut funktioniert!

Schafft neue Formate für den Dialog

Nutzt z.B. das interne Wiki, um darüber zu sprechen. Oder führt interne Podcasts ein, um den Dialog für bessere Kommunikation zu ermöglichen. Eröffnet kleine Diskussionsrunden in der Kantine, in der Teeküche oder im Zoom-Call. Ladet so andere ein, es ebenfalls auszuprobieren. 

Lernende Organisation

Reflektiert, experimentiert und lernt voneinander. Schafft aus den Dingen, die im Kleinen gut funktionieren, nach und nach Strukturen für die gesamte Organisation. Macht die neue Lern- und Arbeitskultur sichtbar.

Kommunikation wird Chefsache

Sprecht euch seitens des Top-Management ganz klar aus als Unternehmen auf der Lernreise hin zu besserer Kommunikation. Macht dieses Thema zur Chefsache. Benennt Personen, die sich für eine bessere Kommunikation übergreifend einsetzen.

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Besser kommunizieren mit Future Skills

Co-Kreation ermöglichen

Kollaboration & Co-Creation: Läuft es wirklich schon rund? Arbeitet dein Team effizient zusammen? Funktioniert bei euch New Way of working? Haben alle einen Plan, woran ihr arbeitet, was geplant ist und wie jede einzelne Person dazu am besten etwas beitragen kann?

Empathie zeigen, zuhören, einbeziehen

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Coaching- & Methoden-Kompetenz

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Hinweis: Wir befinden uns aktuell noch in der Beta-Phase und nicht alles ist bis dato fertig. Wenn du für diese Seite bald Content brauchst, um deine Arbeitswelt verbessern zu können, haben wir folgende Bitte:

Sende uns gerne eine E-Mail an mp@digital-marketing-expert.de und lass uns wissen, zu welcher URL/Seite du ganz dringend Content erwartest. Wir bemühen uns dann, dies vor den anderen anstehenden Aufgaben zu erledigen.

Eine gute Experience für dich mit unserer Toolbox ist uns wichtig und wir freuen uns, von dir zu hören.

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