Welche Kommunikationswege nutzen wir?
Wir brauchen einen einfachen Kommunikations-Knigge, damit alle im Team verstehen, welche Kommunikationswege für welche Art von Nachricht geeignet und gewünscht ist. Grundsätzlich ist Kommunikation zu Aufgaben und zum Team immer offen zu führen. Das bedeutet, alle werden gleichberechtigt an der Information partizipiert, ohne durch Einbahnstraßen-Kommunikation* oder einem one-on-one Chat ausgeschlossen zu werden. Schaffe einfache Kommunikationsrichtlinien für das Team (Was wird wie in welchem Kanal warum kommuniziert).
Zusammenhängende Informationen bleiben an einem Strang
Ich fordere dich und dein Team auf, den Austausch immer konsequent entlang eines Informationsstrangs durchzuführen. Doch was ist damit gemeint?
Ihr managed eure Vorhaben in Asana, Monday, Airtable, MeisterTask oder anderen Projekt-Tools. Alle Informationen und Dokumente zum Projekt sind hier vorhanden, Das Team arbeitet mit diesem Tool, tauscht sich über Kommentare entsprechend in den jeweiligen Karten aus. Alles zum Projekt kann hier jederzeit von jeder Person nachvollzogen werden.
Ihr arbeitet in Scrum-Teams und erstellt Tickets für eure Issues. Gibt es etwas zu einem Issue zu besprechen oder zu ergänzen, dann wird dies genau in diesem konkreten Issue direkt im Ticket festgehalten. Es gibt keine Nebenabsprachen oder andere ToDo-Listen. Jedes einzelne Ticket ist ein Informationsstrang.
Ihr nutzt Teams, Slack oder andere Chats für den Austausch im Team, für die Abstimmung in cross-funktionalen Teams oder in der ganzen Abteilung. Bleibt thematisch immer im dafür vorgesehenen Chat (Marketing = Marketing-Themen, Website = Website-Themen, SEO Workforce = SEO-Themen usw.). Die Chats sind offen und die Historie ist für jeden verfügbar.
*Einbahnstraßen-Kommunikation nenne ich das kommunizieren via E-Mails, wenn also lange Nachrichten-Verläufe im Ping-Pong-Verfahren erfolgen. Dies hat den immensen Nachteil, dass nicht im Verteiler inkludierte Personen diese Informationen nicht nachvollziehen können. Diese sind somit vom Informationsfluss ausgeschlossen. Außerdem sind Interaktionen mit dem Inhalt sowie das Hinzufügen von weiteren Informationen nachträglich nicht mehr möglich. Das musst du unbedingt für dein in Präsenz oder Remote-arbeitendes Team vermeiden. [Bildquelle: DIGITAL | Maike Petersen]
Kommunikations-Knigge einführen
Klare Spielregeln definieren
E-Mail sind angemessen,
- wenn ein großer E-Mail-Verteiler angeschrieben werden soll, der über die Teilnehmerrunde des Teams/Projekts/Vorhabens hinausgeht.
- wenn Vorgesetzte über etwas Dringendes informiert werden sollen.
- wenn Kunden oder andere externe Stakeholder informiert werden sollen (es sein denn, in einem Projekt wurde extra ein Chat dafür eröffnet).
Grundsätzlich so wenig E-Mails senden wie nur irgendwie nötig. Jede E-Mail hinterfragen, ob diese Information nicht besser über einen anderen Weg kommuniziert werden sollte.
Offener Team-Chat wird genutzt für alles,
- was die Absprache im Team anbelangt
- was nicht zum Projekt gehört
- was nicht zu einem bestimmten Issue/Task/Ticket gehört
one-on-one Nachrichten in einem persönlichen Chat sollten nur die absolute Ausnahme sein, da wieder Nebenstränge in der Kommunikation eröffnet werden. Bitte motiviere dein Team immer wieder zu einer offenen Kommunikations-Kultur entlang eines transparenten Informationsstranges.
Entlang eines Tasks/Tickets kommuniziert wird alles,
- was speziell zu diesem Task/Ticket gesagt werden muss.
- was nachvollzogen werden muss in Hinblick auf die Definition of Done.
- was andere Personen verstehen müssen, die im Kommentar markiert werden, um ihren Beitrag zur Aufgabe leisten zu können.
Wenn dein Tool eine Like-Funktion für Kommentare integriert hat, dann stimme dich auch mit deinem Team darüber ab: Was bedeutet ein Like? Was sagt es mir als kommentierende Person, wenn andere mit einem Smiley reagieren? Wann ist statt eines Emojis besser eine Antwort auf einen Kommentar als Reaktion hilfreich?
Im Intranet/internen Wiki wird festgehalten,
- wenn allgemeingültige Feststellungen formuliert wurden, die für alle im Bereich/Unternehmen relevant sind.
- wenn es Updates zu Prozessen gibt oder neue Prozess-Übersichten erstellt wurden.
Es ist in vielen Unternehmen definiert, was im Intranet/internen Wiki dokumentiert werden soll. Hier bitte die allgemeinen Vorgaben berücksichtigen oder sich mit den zuständigen Personen auf neue Regeln einigen.
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