Klarheit schaffen ist immens wichtig
Richtig intensive, gut verständliche Kommunikation ist harte Arbeit und benötigt Zeit. Nimm dir bei ganz wichtigen Themen immer ausreichend Zeit, damit dein in Präsenz oder Remote-arbeitendes Team mit allen wichtigen Informationen versorgt wird. Mit diesen 4 Schritten gelingt es dir, deine informelle, schriftliche Kommunikation zu verbessern:
- Was? Thema abgrenzen
- Eigene Erwartungshaltung klären
- Infos zusammentragen
- Vor Versand: Review des geschriebenen Textes
Für die informelle Kommunikation in schriftlichen Nachrichten an dein Team hilft es in folgenden vier Schritten vorzugehen. [Bildquelle: DIGITAL | Maike Petersen]
1. Was?
Zunächst einmal versuche dir klar zu machen, was du wirklich kommunizieren willst. Was ist deine Kernotschaft? Um so klarer du das für dich definierst, desto besser kannst du dein geschriebenes Wort darauf hin ausrichten. Versuche, deine Botschaften nicht miteinander zu vermischen. Im Zweifel konzentrierst du dich auf eine Kern-Botschaft pro Nachricht.
2. Erwartungshaltung
Überlege dir, was deine Nachricht beim Empfänger bewirken soll (z.B. nur zur Kenntnisnahme, Thema verstehen und im eigenen Arbeitsablauf integrieren, eine Aktion und Rückmeldung mit einem Ergebnis). Formuliere deine schriftliche Nachricht gemß deiner Erwartungshaltung.
Beispiele:
- „Dies ist eine Information für euch zur Kenntnisnahme.“
- „Damit ihr das Thema XYZ besser versteht, zeige ich euch hier folgendes (…). Ich würde mich freuen, wenn ihr dies ab sofort in euer täglichen Arbeit mit aufnehmt.“
- „Heute habe ich folgende Bitte an euch: Macht bis kommende Woche XYZ und gebt mir euer Feedback, ob (…)“
3. Infos
Versetze dich in die Lage deines Teams: Welche Infos liegen ihnen bereits vor und was musst du noch an Informationen liefern? Bedenke alle Details, die dein Team wissen sollte, um deiner Anforderung bestmöglich gerecht zu werden. Stelle übersichtlich die benötigten Dokumente zusammen (Name des Dokuments, wo ist dies zu finden, Verlinkung). Dein Team muss unbedingt Zugriff auf all dieses Wissen haben und sollte nicht als Bittsteller bei dir die Freigabe einzelner Dokumente anfordern müssen (Stichwort: Wissen teilen).
- Liefere lieber einmal mehr Infos als benötigt als umgekehrt.
- Strukturiere den Textabschnitt mit den Infos sehr deutlich (z.B. ein Abschnitt pro Info, Auflistung etc.)
4. Review
Nachdem du dich vergewisserst hast, alle vorherigen Schritte gründlich zu befolgen, prüfe deine geschriebene Nachricht erneut.
- Steht die Kernaussage am Anfang?
- Geht meine Erwartungshaltung klar aus der Nachricht hervor?
- Hat mein Team alle benötigten Informationen?
- Habe ich verständlich formuliert? (z.B. einfache Sprache, unnötige Verschachtelungen vermeiden, so kurz wie möglich und so präzise wie nötig)
Nichts geht ohne Klarheit
Versetze dich immer wieder in die Lage der anderen bzw. in die Sicht deines Teams. Was wissen diese aktuell wirklich? Was fehlt ihnen noch an Informationen? Dann gilt es, in Ruhe noch einmal alles durchlesen (im Zweifel etwas Abstand nehmen und 10 Minuten zur Seite legen).
Auch bei verbaler Kommunikation hilft es, wenn du die oben genannten vier Schritte berücksichtigst.
Tipp für besseres Schreiben
Wer gute User Stories schreiben kann, hat Vorteile in der informellen Kommunikation. Es wird bei User Stories immer nach einem festen Schema die Aufgabe und Erwartungshaltung detailliert beschrieben.
Umso besser die User Story, umso weniger Rückfragen gibt es seitens des Scrum-Teams und umso besser kann das Scrum-Team die gewünschten Aufgaben erledigen.
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